Die Kosten für einen Hausmeister dürfen Vermieter grundsätzlich über die Nebenkosten abrechnen – aber nicht alles, was der Hausmeister tut. Entscheidend ist die Betriebskostenverordnung und eine saubere Trennung der Tätigkeiten.
Die Grundlage: § 2 Betriebskostenverordnung
Welche Kosten Vermieter als Betriebskosten auf die Mieter umlegen dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Für den Hausmeister ist § 2 Nr. 14 einschlägig: Umlagefähig sind die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt – bei einem externen Dienstleister also dessen Rechnung.
Voraussetzung ist immer, dass der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht in der Regel aus.
Was umlagefähig ist
Umlagefähig sind die laufenden, wiederkehrenden Tätigkeiten eines Hausmeisters, zum Beispiel:
- Kontrollgänge durch Haus und Außenanlagen,
- Mülltonnen bereitstellen und den Tonnenplatz sauber halten,
- Überwachung der Haustechnik und Meldung von Mängeln,
- Bedienung der Heizungsanlage im einfachen Rahmen, etwa Sichtkontrolle,
- Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Winterdienst, wenn sie der Hausmeister erledigt.
Übernimmt der Hausmeister Arbeiten, die in der BetrKV an anderer Stelle stehen – etwa Gebäudereinigung (Nr. 9), Gartenpflege (Nr. 10) oder Straßenreinigung und Winterdienst (Nr. 8) –, dürfen diese Kosten nicht doppelt abgerechnet werden. Sie laufen entweder unter „Hauswart“ oder unter der jeweiligen eigenen Position.
Was nicht umlagefähig ist
Nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen:
- Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen – etwa das Austauschen eines defekten Türschlosses oder das Reparieren eines Zauns,
- Erneuerungen und Schönheitsreparaturen,
- Verwaltungstätigkeiten, zum Beispiel Wohnungsübergaben, Mieterkorrespondenz oder das Erstellen der Abrechnung.
Wenn Ihr Hausmeister beides macht – laufende Pflege und kleine Reparaturen –, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Nur der Pflegeanteil darf in die Nebenkostenabrechnung.
So bleibt die Abrechnung sauber
Der häufigste Streitpunkt ist eine pauschale Hausmeisterrechnung ohne Aufschlüsselung. Besser:
- Leistungsverzeichnis: Legen Sie schriftlich fest, welche Tätigkeiten zum laufenden Hausmeisterdienst gehören.
- Getrennte Rechnungen oder Positionen: Reparaturen werden gesondert abgerechnet.
- Nachweise: Einsatzprotokolle helfen, wenn Mieter Belege einsehen wollen.
Als Hausmeister stelle ich Ihnen die Rechnung auf Wunsch genau so auf – mit getrennten Positionen für laufende Pflege und Reparaturen.
Wirtschaftlichkeit beachten
Vermieter müssen bei Betriebskosten das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Die Hausmeisterkosten müssen also in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen. Ein klares Leistungsverzeichnis und ein nachvollziehbares Angebot sind auch hier die beste Grundlage.
Hausmeister für Ihr Mehrfamilienhaus
Ich betreue Mehrfamilienhäuser und Eigentümergemeinschaften im Main-Kinzig-Kreis mit festem Leistungsverzeichnis. Mehr dazu auf der Seite Hausmeisterservice & Objektbetreuung.
Über den Autor
Pascal Rechburg ist Inhaber von Rechburgs Hausmeisterservice in Bad Orb und betreut Häuser, Gärten und Gewerbeflächen im Main-Kinzig-Kreis. In diesem Ratgeber beantwortet er Fragen, die ihm Kunden im Alltag stellen.
Mehr über mich →Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.